LCPs Financieros - Auditoría e Inversiones

HEY BOP!!

Como LCPs de AIESEC en Guatemala, si no tenemos un VP Finance, juegan el rol financiero más importante de toda su entidad local. Y es un rol muy serio ya que desde este rol deben asegurar cosas como: Tener pleno derecho en la asamblea nacional, movimiento en las operaciones, sostenibilidad y realizar inversiones inteligentes.

Como ya lo legislamos en la asamblea nacional ordinaria de Septiembre la auditoría de AIESEC en Guatemala por fin está definida y clara para todos y como LCPs debemos empezar asegurar que se cumpla al 100% en las entidades.

AUDITORÍA

El Proceso será así:

- Se evaluará mensualmente – El reporte se realizará el 10.

- Se tiene hasta el 09 de cada mes para completar TODOS los documentos. Se revisará EXPA y Podio.

- Se cobrará una multa de Q5 por cada documento faltante, hasta que se complete el documento o por los seis meses siguientes.

- El pago de las multas que se generen se deberán pagar el primer día del mes.

- Tendrán tres días después del envío del reporte para revisarlo.

- Se realizará una auditoría en la fase de Approve y de Realice para OGV y en Realice y Complete para IGV .

OGV AUDITORÍA:

• Contrato: Debe realizarse por el monto correcto del valor del producto, cerciorarse de que cada hoja del contrato esté firmada por ambas partes (cliente y representante legal de AIESEC en Guatemala) y que contenga el sello de AIESEC en Guatemala.

● DPI - Documento Personal de Identificación.

● Documento de verificación de pago en la cuenta de banco de AIESEC en Guatemala.

● Encuesta de Percepción.

Los documentos solicitados por el equipo nacional de auditoría en el momento de Realized:

● Pasaporte

● Seguro de salud: Debe estar a nombre del EP y con cobertura en la totalidad de las fechas de realización de su intercambio.

● Visa: De ser necesaria para entrar al país destino y en el caso de OGT para tener el permiso de trabajo.

● Tiquetes de ida y regreso.

● Follow up de parte del EP Manager en la tercera semana.

En la última Newsletter de OGV pueden encontrar el proceso paso a paso

IGV AUDITORÍA:

• Carta de invitación al país, la cual se enviará por parte de AIESEC al EPs una vez se cuenten con todos los documentos solicitados a este.

• Tiquetes de ida y regreso.

• Pago de trainee fee, el comprobante de este pago será un recibo entregado por AIESEC al EP.

• Seguro de salud, el cual debe estar a nombre del EP y con cobertura en la totalidad de las fechas de realización de su intercambio.

• Pasaporte o visa, de acuerdo a las leyes migratorias del país del que procede.

• Memodeal, debe estar firmado por el EP en todas las hojas

Los documentos solicitados por el equipo nacional de auditoría en el momento de Complete de un trainee son:

● Follow up. - Se realizará la tercera semana del intercambio.

● Realizar el NPS.

ESTADO ACTUAL:

En este momento estamos teniendo un GAP en los documentos de auditoría de varios EPs que están por hacer o ya hicieron su APPROVED en plataforma.

La pregunta que se deben hacer es:

¿Cómo están realizando tracking a sus VPs en los documentos de auditoría de sus EPs?

Medida de éxito a trackear: Máximo 5 días después del APPROVED y antes del 9 de cada mes el 100% de documentos de auditoría debe estar subido. (Recuerden que si no está 100% la entidad empezará a tener multa)

Actualmente tenemos 5 EPs que les hace falta el 100% de su auditoría:

Silvia Guillen - UFM

Pedro Véliz - UFM

Milvia Vicente - UVG

Ana Isabel de León - USAC

Maria Jose Giron - URL

PIO NOTA: Tener en cuenta que cada entidad debe tener todos los contratos originales tanto de EPs como de Opportnity Takers, pueden entregar una copia o firmar dos contratos. Este documento es nuestro soporte frente a cualquier acción legal que pudiera llegar a presentarse.

INVERSIONES INTELIGENTES

Les presentamos la segunda oportunidad de inversión para apalancar nuestras operaciones! La idea consiste en la elaboración de pequeñas iniciativas que puedan ser piloteadas en nivel local y replicadas por los demás comités. Estamos en la segunda iniciativa de inversión, con el objetivo de apalancar promoción para generación de Opens y Approves. Las propuestas serán evaluadas y la/las entidad(es) con proyecto aprobado recibirá el valor propuesto de inversión para su proyecto.

DDL para mandar su propuesta: 30 de Septeimbre 11:59 pm

Encuentra toda la info aquí: https://drive.google.com/file/d/0B9UghaMSXrWjTHpvQmtmUHBQclU/view